Tendermanagement
Veel organisaties vinden de transportsector complex. En dat is niet vreemd. Het aantal vervoerders is enorm en ze zijn er in alle soorten en maten. Daarnaast is er vaak een keuze uit verschillende modaliteiten mogelijk. Ook die met ieder zijn eigen specifieke voor- en nadelen.
Voor een vervoerder is het overigens niet anders. Een vervoerder is op zoek naar lading die echt bij ze past qua aantal zendingen, zendingprofiel, locaties, lading type, volumes etc.
Hoe zorg jij, als verlader, er nu voor dat ook jij de scherpste combinatie prijs/kwaliteit vindt bij de best passende vervoerder(s). Dan biedt het uitvoeren van een tender uitkomst.
Tendering is de term die wordt gebruikt om de procedure te beschrijven van het vergelijken van verschillende vervoerders aan de hand van specifieke eisen, om vervolgens een weloverwogen keuze te maken. Zo’n aanbestedingsproces maakt het relatief eenvoudig om inzicht te krijgen in potentiële vervoerders en hun prijs/kwaliteit verhouding. Daarnaast is het een ideale gelegenheid om samen met de vervoerders duidelijke contractafspraken te maken. Hierdoor komen de risico’s voor alle partijen al in een vroeg stadium in beeld.
Stap 1: Inventariseren
We brengen het proces en je eisen en wensen in beeld en bereiden alle RFI en RFQ documentatie voor. We hanteren hiervoor een beproefd format.
Stap 2: De RFI fase (Request for Information)
We stellen alle tenderdocumentatie op en selecteren potentiële vervoerders/logistiek dienstverleners voor op de long list. Deze nodigen we uit om mee te doen en waar nodig helpen we ze met het beantwoorden van de RFI documentatie. Op basis van alle reacties komen we tot een short list. Een kortere lijst met daarop de vervoerders/logistiek dienstverleners met ‘de voorlopig beste papieren’.
Stap 3: De RFQ fase (Request voor Quotation)
We nodigen de vervoerders/logistiek dienstverleners uit om deel te nemen aan de RFQ. Hierin verzamelen en vergelijken we de deelnemers op basis van tariefsheets en aanvullende criteria en komen vervolgens tot een 2de selectie.
Stap 4: DE RFQ fase c’nued.
Deze stap is optioneel maar doen we vaak. Deelnemende vervoerders/logistiek dienstverleners krijgen feedback op de ingestuurde prijzen en services en de kans om deze verder aan te scherpen cq in detail uit te werken zodat we zeker weten dat de match er is.
Stap 5: Bezoek aan vervoerders/logistiek dienstverleners
Deze vervoerders/logistiek dienstverleners gaan we vervolgens bezoeken .
Stap 6: Finale onderhandeling en contractfase
Nu worden definitieve keuzes gemaakt, volgen de laatste contractonderhandelingen en afspraken en stellen we de contracten op voor ondertekening.
Vanuit IDS nemen graag het voortouw bij je tender. We helpen jou om weloverwogen keuzes te maken voor vervoerders die het beste bij jouw supply chain passen.
Aan de hand van een duidelijk projectplan voeren we de analyses uit, komen met aanbevelingen en leggen de nodige documentatie vast. Ook treden we op als eerste aanspreekpunt in het proces, bijvoorbeeld wanneer je in eerste instantie anoniem wilt blijven en/of als de tijd en middelen ontbreken.
De vervoerder als betrouwbare en competitieve transportpartner
Voor vervoerders biedt een tender interessante kansen om diverse diensten nader te presenteren. Dankzij zorgvuldig opgestelde tenderdocumenten weten vervoerders ook precies aan welke eisen ze moeten voldoen. Hierdoor worden offertes duidelijker, risico’s minder en geeft het alle ingrediënten voor het creëren van stabiliteit en continuïteit tussen betrouwbare en kwalitatieve partners.
Het doel wat we samen nastreven is helder: kosten- en tijdbesparingen, kwaliteitsverbeteringen, beheersing van risico’s en contractuele zekerheid zodat geschillen voorkomen worden.